Информационные системы (ИС) имеют решающее значение для управления эффективностью (УЭ). Информационные системы очень помогают в определении, измерении и мониторинге показателей производительности и сравнении их с целевыми и контрольными показателями. Это тема, к которой вы должны быть готовы во всех разделах экзамена. В отчетах экзаменаторов говорится, что студенты регулярно пропускают эту область учебного плана, поэтому не забывайте о ней во время учебы.
Информационные системы являются основой современной компании. ИС обеспечивают коммуникацию, продажи и маркетинг, управление цепочками поставок, принятие решений, управление сотрудниками, улучшение процессами и многое другое. Когда-то рассматриваемые как инструмент для повышения эффективности, ИС теперь считаются важным источником конкурентного преимущества.
Подумайте об успешной компании, о которой вы недавно читали или с которой вы общались, и, вероятно, вы также сможете придумать пример того, как эта компания использует ИС, чтобы отличаться от конкурентов. Вероятно, вы можете подумать о том, как ИС изменили способ подготовки к экзаменам ACCA - вы можете смотреть видео, проходить онлайн-курсы и участвовать в онлайн-форумах. Более того, вы могли узнать об этих решениях через целевую рекламу в социальных сетях.
Во-первых, убедитесь, что вы знакомы с некоторыми основными терминами в этой области для вашего экзамена по УЭ:
Термин «интернет» описывает глобальную сеть компьютеров и устройств, которые связаны с помощью интернет-протокола (IP). Я уверен, что вы знакомы с этим и регулярно используете его для просмотра содержимого в Интернете, например, для чтения этой статьи, доступа к социальным сетям и использования многих приложений на своем смартфоне.
«Интранет» относится к подмножеству Интернета, которое заблокировано от общего доступа и доступно только для определенной организации. Например, университет может иметь «частный» веб-портал, где студенты могут войти в систему с именем пользователя и паролем, а затем просмотреть свои расписания, получить доступ к доскам объявлений студентов или загрузить свои задания.
«Сеть» - это группа компьютерных систем, которые обмениваются данными по физическим и/или беспроводным соединениям. Беспроводной маршрутизатор, который вы можете иметь в своем доме, подключается к Интернету с помощью физического кабеля, а затем позволяет компьютерам вашего дома подключаться через беспроводную сеть, которую он раздаёт.
Беспроводные технологии – быстро развивающаяся область технологий. Как следует из названия, они относятся к связи без кабелей. Более того, вы, вероятно, регулярно взаимодействуете с беспроводной технологией. Вы можете подключить наушники, фитнес-трекеры или другие устройства к своему смартфону через Bluetooth; автомобиль, на котором вы ездите, может использовать радиочастотные идентификаторы (RFID), встроенные в отдельные компоненты, для отслеживания истории обслуживания и ремонта. Транспортная компания, которая доставляет посылки в ваш дом, вероятно, тоже использует множество этих технологий для отслеживания посылок и мониторинга производительности.
Убедитесь, что вы понимаете различные типы информационных систем и можете дифференцировать их. В то время как последние разработки в области облачных вычислений, инструментальных панелей управления производительностью и больших данных привносят новую терминологию и концепции, следующие классические идеи ИС формируют базу и являются необходимыми знаниями для вашего экзамена по УЭ.
Это системы, используемые операционным персоналом для сбора данных и повышения эффективности процессов, что улучшает точность и своевременность информации. Данные будут в основном высокочастотными и краткосрочными.
В вашем местном супермаркете вы заканчиваете покупки на кассе, когда ваши продукты, вероятно, сканируются, а затем автоматически рассчитывается ваш общий счет. Это классический пример СОТ. Собранные данные помогают супермаркету получать точную информацию о выручке. СОТ также используются для отслеживания товарных запасов и понимания структуры покупок.
Крупные ритейлеры сейчас используют «геоаналитическое» программное обеспечение, которое отслеживает ваши движения в большом магазине, отслеживая сигнал Wi-Fi вашего смартфона от различных маршрутизаторов. Это еще один пример СОТ.
Starbucks начинает использовать в своих магазинах высокотехнологичные кофемашины, которые передают через облако информацию об использовании, обслуживании и даже предпочтениях клиентов – это примеры использования обработки транзакций, больших данных и беспроводных технологий.
Это системы, используемые для принятия структурированных решений, которые помогают менеджерам анализировать производительность и контролировать бизнес. Они опираются главным образом на обобщенную внутреннюю информацию о существующих операциях компании. Эта обобщенная информация, возможно, была передана из СОТ организации. ИСУ помогает менеджеру супермаркета контролировать уровень запасов и определять требования к дозаказу; понять прибыльность продукта, чтобы определить, как распределить производственные площади и какие продукты хранить на складе, а также составить штатное расписание на основе периодов занятости.
Современная ИСУ может получить доступ к различным типам данных, включая использование больших данных и представление этой информации в режиме реального времени с визуализацией. Компания, занимающаяся электронной коммерцией, может создать ИСУ для менеджера по продажам, который отслеживает ключевые показатели эффективности (KPI), такие как «соотношение посещений сайта к покупкам», «статус региональных продаж» или «продажи по каналам».
Это системы, которые помогают топ-менеджерам анализировать эффективность организации, видеть тенденции и принимать решения с очень обобщенной картиной бизнеса. ИСР не только использует внутреннюю информацию, но и предоставляет внешнюю информацию, такую как информация, относящаяся к рынкам, на которых работает компания. Современную ИСР иногда называют «приборной панелью», где важные KPI представлены диаграммами, таблицами и другими графическими инструментами, помогающими менеджеру визуализировать производительность.
Продолжим наш пример с супермаркетом: старший менеджер может использовать панель управления эффективностью, которая сравнивает продажи или прибыльность в разных регионах, используя диаграмму, показывающую эффективность во времени. Эта информация, например, может поддержать стратегические планы расширения, которые компания может рассмотреть. ИСР также может отображать заголовки новостей о компании из внешних источников, цену акций компании и сводку отзывов клиентов в режиме реального времени.
Этот термин описывает систему, в которой многие разнообразные бизнес-функции предприятия, такие как управление персоналом (HR), продажи, производство и цепочка поставок, интегрированы в одну систему базы данных. SAP является примером такого программного обеспечения.
Рассмотрим авиакомпанию: 20 лет назад авиакомпания могла иметь отдельные ИТ-системы для бронирования пассажиров, учета и управления персоналом. Теперь SAP предлагает конкретный продукт – ERP-система для авиационной отрасли, которая объединяет бизнес-процессы, такие как управление расходом топлива, управление эксплуатационными характеристиками маршрутов, общественное питание, обслуживание самолетов, обратная связь с клиентами в режиме реального времени и прямое бронирование авиабилетов в рамках единой системы. Это позволяет передавать информацию между всеми бизнес-функциями и облегчает связи с внешними заинтересованными сторонами, такими как поставщики и клиенты. Такой инструмент значительно расширяет возможности контроля, анализа данных и управления эффективностью, поскольку ключевые показатели эффективности многих бизнес-функций можно отслеживать на одной панели.
ERP-система также позволит использовать современные методы бухгалтерского учета, такие как учёт затрат по видам деятельности, поскольку будет легче определять пулы затрат и драйверы затрат.
CRM-система (которая также в качестве модуля может быть частью ERP-системы) – это программное обеспечение, которое помогает компаниям путем централизации взаимодействий с клиентами, истории покупок, продаж и многого другого в одной базе данных. Это помогает отделу продаж компании стать более эффективным, улучшить коммуникацию, автоматизировать процессы и оценить эффективность продаж.
Розничная компания может использовать данные CRM-системы и карты лояльности клиентов, чтобы автоматически отправлять клиентам по электронной почте информацию о конкретных предложениях, которые могут их заинтересовать, или проводить целевую рекламную кампанию в социальных сетях.
Если вы когда-либо покупали что-либо с помощью Amazon или других современных компаний, занимающихся электронной коммерцией, вы, вероятно, видели на веб-сайте разделы с надписью «рекомендовано для вас» или «другие люди также приобрели…». Содержимое этих разделов основано на вашей истории покупок, и эти функции обеспечиваются CRM-системой.
Информация, получаемая из ИСУ, которую можно просматривать на компьютере, планшете или смартфоне, часто называют «приборной панелью». Эта идея аналогична назначению приборной панели в самолете или автомобиле, которая отвечает на такие вопросы, как: «Как быстро мы едем?», «Сколько топлива у нас есть?», «При правильной ли температуре работает двигатель?». Панель управления эффективностью отвечает на такие же важные для бизнес-менеджера вопросы.
Доступны новые инструменты, такие как Microsoft Business Intelligence, которые позволяют создавать настраиваемые информационные панели для лиц, принимающих решения, на всех уровнях компании, опираясь на многие типы данных (внутренние, внешние, финансовые, нефинансовые), создавать индивидуальные показатели эффективности для любой организации.
У компании есть много источников информации, которые обычно можно отнести к категории внутренних и внешних. Внутреннюю информацию легче получить, в то время как внешняя информация может быть более сложной для получения. Внешняя информация особенно полезна для стратегического планирования, когда компании необходимо учитывать долю рынка, тенденции в отрасли и поведение потребителей.
Внутренние источники могут включать, например, бухгалтерские и производственные записи компании, кадровые записи, посещаемость веб-сайта и данные колл-центра. Информация, полученная из этих источников, может позволить компании понять прибыльность продукта, эффективность производства и использования сотрудников. Ритейлер, анализирующий покупательское поведение с помощью информации из своей CRM-системы, будет использовать внутреннюю информацию.
Внешние источники информации поступают из среды, в которой работает компания, и могут включать, например, сайты конкурентов, социальные сети, агентства кредитного рейтинга и интернет-новости. Компания, которая анализирует отзывы с сайтов социальных сетей и использует интернет-исследования для выявления новых сегментов клиентов, будет использовать внешнюю информацию.
Компании должны быть уверены, что выгода, полученная от управленческой информации, превышает затраты на получение этой информации. Например, внедрение ERP-системы может принести много преимуществ, таких как улучшение бизнес-аналитики, упрощение процедур, повышение эффективности и снижение затрат на учетную транзакцию.
Однако такая система также имеет свои затраты. Компания будет нести расходы на новое программное обеспечение, оборудование, тестирование и другие затраты на внедрение, также как и расходы из-за потенциального нарушения рабочих режимов людей и необходимости преодоления сопротивления переменам.
Вы должны убедиться, что у вас есть практические знания по следующим элементам управления информационными системами для экзамена по управлению эффективностью:
Это элементы контроля, которые предотвращают физический доступ посторонних лиц к компьютерным системам. Запертые двери, идентификаторы изображений и камеры видеонаблюдения являются примерами физического контроля.
Когда кто-то получит физический доступ к компьютерной системе, следующим уровнем безопасности станет логический контроль. Пароли и права доступа являются примерами логических элементов контроля.
Административный контроль – это контроль, который призван влиять на поведение людей в отношении систем и практик ИС. ИТ-обучение и сертификация, внедрение новых процедур и дисциплинарных политик являются примерами административного контроля.
Большинство пользователей компьютеров знакомы с вирусами: программа, специально созданная для нанесения вреда вашему компьютеру или данным. Вредоносное ПО – это общее название группы, в которую входят вирусы, трояны, черви и так далее. Хотя это сложная тема, которая быстро развивается, идея антивирусного программного обеспечения проста: это программное обеспечение, предназначенное для предотвращения, обнаружения и удаления вирусов. Скорее всего, на вашем персональном компьютере вы будете запускать как антивирус, так и брандмауэр (см. ниже).
Этот термин впервые был использован для описания физической стены в здании, в котором содержится огонь. В ИС это тип контроля, который запрещает доступ к компьютеру или компьютерной сети. Брандмауэр используется для контролирования потоков данных между внешним источником, таким как Интернет, и внутренней сетью, чтобы защитить её от вредоносных угроз. Это достигается путем использования правил контроля доступа, которые определяют IP-адреса источника и цели, а также порты, используемые для подключения. Ваша компания, вероятно, использует брандмауэр, чтобы не допустить хакеров в свои компьютерные сети, и, если вы используете операционную систему Windows, знайте, там включен функционал брандмауэра (межсетевого экрана). Дополнительная защита может быть достигнута с помощью системы обнаружения вторжений (IDS) и системы предотвращения вторжений (IPS), которая проверяет пакет данных, поступающий в сеть, и сравнивает его со списком утвержденных и известных сигнатур данных, чтобы убедиться, что данные, содержащиеся внутри пакета, неопасны или невредоносны.
Валидация – это широкая категория контроля, которая используется для обеспечения точности, а не безопасности данных. Когда вы указываете свой день рождения в веб-форме, вас обычно просят выбрать дату, месяц и год из выпадающего меню или нажать на инструмент календаря. Более того, вам, вероятно, не будет разрешено переходить к следующему этапу заполнения формы, если вы оставили поле дня рождения пустым. Вот два примера проверки: первый элемент контроля заставляет вас вводить правильную дату, а второй гарантирует, что вы не оставите поле пустым.
Это элемент управления, при котором ваши данные кодируются таким образом, что людям чрезвычайно трудно декодировать и затем использовать ваши данные, если они хотят получить к ним доступ. Флэш-накопители часто поставляются с программным обеспечением для шифрования; это не предотвращает потерю флешки, но, если она попадет не в те руки, шифрование предотвратит несанкционированный доступ. Безопасность обратного вызова Это более старый тип контроля, который появился в эпоху коммутируемых сетей, когда пользователи компьютеров часто использовали физическую телефонную линию для доступа в Интернет. Эта система работает, перезванивая пользователю по заранее определенной телефонной линии, чтобы гарантировать, что доступ предоставляется из авторизованного местоположения.
Это пример административного контроля, в котором прописаны ответственность, обязанности и потенциальные штрафы сотрудников с точки зрения обеспечения конфиденциальности, безопасности и надежности хранения данных. Соглашения о конфиденциальности обычно используются во многих крупных компаниях.
Информационные системы становятся все более важным аспектом управления эффективностью. Получение знаний в этой области повысит вашу возможность трудоустройства, если вы еще не работаете, и поможет вам быстрее продвигаться по карьерной лестнице, если вы уже это делаете. ACCA признает важность этих знаний, поэтому они являются важной частью вашей программы УЭ – убедитесь, что вы изучаете эту часто пропускаемую область, и будьте готовы к ней на предстоящем экзамене УЭ.
Автор Стив Уиллис, преподаватель по финансам и бухгалтерскому учёту