Управление дебиторской задолженностью

В разделе C2d учебного плана курса «Финансовый менеджмент» (FM) говорится, что студенты должны «обсуждать, применять и оценивать соответствующие методы управления дебиторской задолженностью». Далее в этом разделе приведены шесть подпунктов, которые уточняют то, что именно студенты должны знать и уметь в этом контексте.

В данной статье мы разберём область управления дебиторской задолженностью, чтобы сфокусировать студентов на экзаменационных требованиях. Правда, следует иметь в виду, что часть аспектов управления дебиторской задолженностью уже освещались в предыдущих статьях. Поэтому для полноты охвата темы студентам нужно также прочитать предыдущие технические статьи по теме финансового менеджмента:

• Управление дебиторской задолженностью зарубежных покупателей, и
• Альтернативные методы погашения дебиторской задолженности.

Ключевые области управления дебиторской задолженностью

В управлении дебиторской задолженностью есть три ключевых аспекта:

• Прежде чем компания предоставит покупателю торговый кредит, она должна убедиться в платёжеспособности покупателя. Нужно использовать все возможные способы, позволяющие снизить риск возникновения безнадёжных долгов. Эти проверки следует осуществлять как в отношении новых, так и уже давно знакомых клиентов, чтобы заблаговременно узнавать об их потенциальных проблемах. Такая дисциплина особенно актуальна в отношении ключевых клиентов компании.
• После принятия решения о предоставлении кредита нужно определить применимые для данного клиента условия кредитования. В дальнейшем необходима система, позволяющая мониторить выполнение этих кредитных условий и их пересмотр.
• Последней ключевой областью является система обеспечения получения денежных средств от клиентов в счёт погашения дебиторской задолженности. Без строгой системы для своевременного осуществления клиентами платежей размер дебиторской задолженности и стоимость её финансирования неизбежно увеличится, параллельно увеличивая риск и суммы безнадёжных долгов.

Далее мы рассмотрим эти ключевые области более подробно.

Оценка платёжеспособности

Методы, которые компания может использовать для оценки платёжеспособности существующего или потенциального клиента включают в себя следующие:

• Банковская рекомендация. Несмотря на то, что банковскую рекомендацию получить довольно легко, следует помнить, что потенциальный клиент, которого вы хотите оценить с помощью банковской рекомендации, является уже существующим клиентом этого банка. Поэтому банковская рекомендация будет отражать только факты. Даже если банк имеет опасения в отношении данного клиента, вряд ли он будет их раскрывать.
• Коммерческая рекомендация. Её можно получить от другой компании, имеющей опыт деловых отношений с вашим потенциальным клиентом. Однако из опасений возможных судебных претензий не каждая компания готова давать письменные рекомендации. Поэтому проще получить неформальную устную информацию по поводу потенциального клиента от своих знакомых, работающих в компаниях- контрагентах вашего потенциального клиента.
• Рейтинговое агентство или бюро кредитных историй. Эти организации на профессиональной основе продают информацию о других компаниях и физических лицах. Поэтому они будут заинтересованы в том, чтобы предоставить вам возможно более полную и достоверную информацию о ваших потенциальных клиентах – ведь такие агентства заинтересованы в том, чтобы вы им доверяли и обращались к их услугам снова и снова.
• Финансовая отчётность. Финансовая отчётность компании является общедоступной информацией и получить её, как правило, несложно. Несмотря на то, что анализ финансовой отчётности клиента может помочь принять решение в отношении того, следует ли предоставлять ему кредит, важно помнить, что доступная финансовая отчётность может быть устаревшей и может быть искажена намеренными манипуляциями. Если потенциальный клиент – крупная компания, то для неё в интернете уже, возможно, есть готовый анализ финансовой информации.
• Информация из финансовых СМИ. Анализ информации в национальной и местной прессе, а также в соответствующих отраслевых журналах и в интернете может пролить свет на текущее положение компании. Например, если появились слухи о том, что ваш потенциальный клиент потерял крупного заказчика, или что эту компанию покинули один или несколько директоров – это может свидетельствовать о наличии у клиента нерешённых проблем.
• Личное общение. Личный визит к потенциальному клиенту с целью уточнения его потребностей, вероятно, произведет на клиента впечатление. Это знак вашей заинтересованности в высоком качестве обслуживания. В то же время такие встречи дадут вам понять, тот ли это клиент, которому вы будете готовы предоставить торговый кредит. Это не самый научный подход, но он нередко срабатывает, поскольку любой, кто ведёт свой успешный бизнес, скорее всего, знает, как должна выглядеть благополучная компания.

Определение условий кредитования и мониторинг дебиторской задолженности

Как только клиенту будет одобрен торговый кредит, ему надо разъяснить все условия кредитования: от периода предоставления кредита до возможных скидок за досрочное погашение и/или штрафов за несвоевременную оплату.

Чаще всего кредитные условия, предлагаемые компанией, будут соответствовать кредитным условиям, общепринятым в отрасли. Навязать особые кредитные условия не всегда возможно, потому что клиенты чаще всего прекрасно осведомлены о том, что является нормой в их отрасли. Тем не менее, как бы ни были общеприняты нормы, всегда бывают исключения, которые зависят от кредитного рейтинга клиента и от специфики отношений с ним.

Для каждого клиента должен быть установлен подходящий кредитный лимит. Увеличение кредитного лимита возможно только по мере того, как ваша уверенность в надёжности клиента будет расти. Все попытки превысить кредитный лимит нужно незамедлительно доводить до сведения кредитного контролёра или другого ответственного лица. Следует помнить, что за неэтичными компаниями водится такая уловка: первый небольшой заказ у нового поставщика оплачивается своевременно, а оплата следующего, уже крупного, заказа затягивается на очень значительное время.

Дебиторскую задолженность нужно постоянно отслеживать. Для этой цели полезно использовать следующие отчёты:

• Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения. Этот отчёт делается по каждому клиенту и показывает суммы, которые подлежат оплате клиентом, в разбивке по периодам, в течение которых они не оплачены. Этот инструмент позволяет обнаружить любые нарушения условий кредитования.
• Отчёт об использовании кредита. Этот отчёт также готовится в разрезе каждого клиента и показывает, какой процент от суммы кредитного лимита в настоящее время используется клиентом. Таким образом, он показывает, следует ли пересмотреть кредитный лимит в бóльшую или меньшую сторону, и имеют ли место какие-либо нарушения кредитного лимита.

В совокупности эти отчёты показывают, насколько компания подвержена риску невозврата своей дебиторской задолженности. Крупные компании могут дополнительно классифицировать клиентов по странам и/или отраслям, чтобы оценить риск невозврата по странам и отраслям для разработки более адекватных существующим рискам кредитных условий. Крупные компании также зачастую создают свою собственную систему кредитных рейтингов для своих клиентов.

Независимо от того, насколько разумными являются предлагаемые компанией базовые условия кредитования, их следует периодически анализировать и пересматривать. Например, предлагать излишне долгие сроки кредитования неразумно. Но, с другой стороны, компания может обнаружить, что увеличение сроков кредита ведёт к увеличению объёмов продаж. Любое изменение кредитных условий кредитования можно оценить с помощью методов, о которых говорится в уже упомянутой статье под названием «Альтернативные методы погашения дебиторской задолженности».

Получение денежных средств

Это может казаться очевидным, но, если вы хотите получить от клиента деньги, как минимум, следует выставить счёт. Важно, чтобы этот счёт был своевременным и безошибочным. Получение вашего счёта является для клиента первым показателем того, что ваша система обеспечения получения денежных средств работает эффективно. Если счёта приходится ждать долго, или он содержит неточности или ошибки, ваш отдел по работе с дебиторской задолженностью не будет производить впечатление эффективно работающей машины. Некоторые клиенты не преминут воспользоваться этой слабостью для того, чтобы не торопиться с оплатой.

Более того, наличие неточностей в счёте даст иным клиентам повод заявить о том, что у них с вами возникли серьёзные разногласия по поводу оплаты, что потенциально может сподвигнуть их на приостановку оплаты по всем остальным вашим счетам до полного выяснения всех обстоятельств.

Быстро отправив безошибочный счёт, компания может задействовать целый арсенал методов для того, чтобы обеспечить его своевременную оплату:

• •Ежемесячные выписки со счёта расчётов с клиентом. Их легко подготовить с помощью любой компьютерной системы учёта продаж, чтобы отправить клиентам. Правда, насколько такие выписки побуждают клиентов платить в срок – это вопрос спорный.
• Письма с напоминанием об оплате. Такие письма следует направлять конкретному человеку, желательно занимающему довольно высокую должность в компании-клиенте. Однако подготовка и отправка этих писем несколько сложнее и дороже, чем подготовка выписок, а их эффективность тоже ограничена.
• Звонки с напоминанием об оплате. Поскольку на входящие звонки отвечают все компании, серия из таких звонков может создать у неплательщиков достаточный дискомфорт, чтобы в итоге привести к нужному результату. Если кредитный контролёр регулярно связывается с соответствующим представителем руководства задолжавшего клиента и требует оплаты вежливо, но твёрдо, то это, скорее всего, возымеет нужный эффект.
• Личный контакт. Стимулировать клиента погасить задолженность может и личный контакт представителя руководства компании-продавца с представителем руководства клиента. Такая практика ускорения платежей довольно распространена в тех отраслях, где личные отношения с клиентами имеет важное значение – например, в фирмах, оказывающих профессиональные бухгалтерские или юридические услуги.
• Прекращение поставок. По мере того, как мы в нашем списке движемся ко всё более строгим методам воздействия на задолжавших клиентов, их использование требует всё бóльшей осторожности. Если продаваемый товар разработан специально под потребности этого клиента, плюс вы ещё являетесь единственным поставщиком, который в настоящее время производит данный товар, то прекращение поставок – это мощный инструмент, который позволит добиться оплаты. Однако в долгосрочной перспективе у клиента всегда есть возможность найти альтернативного поставщика, и, необоснованно прибегая к приостановке поставок, вы, возможно, потеряете клиента. Если же ваш товар является типовым изделием, которое можно приобрести у многих поставщиков, то вполне очевидно, что прекращение поставок – это слабый инструмент, который, скорее всего, приведёт к потере клиента.
• Обращение в суд. Этот метод лучше оставить на крайний случай, так как обращение в суд дорого и, вероятно, приведёт к потере клиента.
• Обращение ко внешнему агентству по взысканию долгов. Как и в случае с обращением в суд это дорого и, скорее всего, приведёт к потере клиента.

Некоторые крупные компании имеют свои собственные внутренние отделы взыскания долгов, которым поручается урегулировать задолженность клиента ещё до того, как обратиться ко внешним сторонним агентствам. Однако в этом случае, если компания- продавец желает сохранить клиента, то клиенту нужно чётко дать понять, что с ним всё ещё работает внутренняя служба компании-продавца, а не внешнее агентство. Иначе клиент может воспринять это как давление и запугивание, что приведёт к репутационному ущербу компании-продавца.

Как ускорить превращение дебиторской задолженности в денежные средства?

Два основных метода, которые позволяют ускорить превращение дебиторской задолженности в денежные средства – это факторинг и скидки за досрочную оплату. Студенты должны хорошо разбираться как в самих методах, так и в их преимуществах и недостатках. Более того, экзаменационные вопросы нередко требуют рассчитать в денежном выражении чистый эффект предлагаемой новой политики получения денежных средств. Все эти аспекты освещены в упомянутой ранее статье

«Альтернативные методы погашения дебиторской задолженности».

Вдобавок к тому, что разбирает упомянутая статья, некоторые вопросы (возможно, из Части А или В экзамена) могут потребовать рассчитать стоимость скидки за досрочную оплату, выразив её в процентном выражении. Это лучше всего объяснить на следующем примере.

Пример
В соответствии с политикой компания предлагает покупателям 30-дневную отсрочку платежа, но фактически в настоящее время покупатели платят в среднем в течение 41 дня. В целях ускорения получения денег компания рассматривает возможность введения 1%-й скидки за оплату в течение 10 дней. Компания финансирует свой оборотный капитал с помощью овердрафта, годовая стоимость которого составляет 9%.

Задание: Рассчитайте годовую стоимость предложенной скидки и оцените, следует ли предоставлять данную скидку.

Решение
Предположим, что покупатель приобрёл товар на сумму 100 долларов. Если покупатель воспользуется предложенной скидкой, компания получит 99 долларов через 10 дней, а не 100 долларов через 41 день. Ситуацию можно представить себе так: компания берёт у покупателя в долг 99 долларов на 31 день (41 – 10) и уплачивает за это процент в размере 1 доллара. Тогда 31-дневная ставка процента составляет 1/99 x 100%. Далее эту ставку нужно выразить в годовом эквиваленте:

(1 + 1/99)(365/31) – 1 = 0.126

Таким образом, можно сказать, что годовая стоимость предложенной скидки в процентном выражении составляет 12.6%.

Если скидку не предоставлять, ожидая оплаты от покупателя эти лишние 10 дней, компания будет заимствовать больше денег в рамках овердрафта. Поскольку годовой процент по овердрафту составляет лишь 9%, предлагаемая скидка окажется более дорогостоящей, и предлагать её не нужно.

Заметьте, что в расчётах мы нигде не используем формальную политику отсрочки на 30 дней. Нужно быть готовыми к тому, что задачи – особенно в тестовом формате – нередко содержат лишнюю информацию в качестве отвлекающих вариантов. Это хороший способ определить тех, кто действительно уверен в своих знаниях.

Пример, который мы разобрали выше, был предложен в контексте продавца. Кроме того, в рамках той или иной задачи данная ситуация может быть рассмотрена с точки зрения покупателя, и студенту может быть предложено рассчитать стоимость отказа покупателя от скидки. Обратите внимание, что:

Стоимость отказа покупателя от скидки = стоимость предложения скидки продавцом

Тогда, если продолжить приведённый выше пример и предположить, что покупатель откажется от скидки, годовая стоимость этого отказа в процентном выражении также составит 12.6%. Если покупатель примет скидку, ему, скорее всего, потребуется заимствовать дополнительные средства в виде овердрафта, чтобы произвести досрочный платеж. Мы можем предположить, что стоимость овердрафта покупателя такая же, как и для продавца (9%). Это разумное допущение, так как, если обе компании работают в той же сфере экономики, их процентные ставки по овердрафту, вероятно, будут близки.

Таким образом, покупатель имеет возможность отказаться от скидки (потеряв 12.6%) и принять овердрафт (уплачивая 9%). Следовательно, для покупателя скидка окажется выгодной, и ею нужно воспользоваться.

Приведенные выше расчёты продемонстрировали основную особенность скидок за досрочную оплату. Если скидка выгодна покупателю, она, скорее всего, окажется слишком дорогой для продавца. Верно и обратное: скидка, которая кажется выгодной продавцу, вполне может быть слишком дорогой для покупателя.

Запомните формулу, с помощью которой можно рассчитать годовую стоимость предложения или отказа от скидки в годовом выражении:

(1 + D/(100 – D))(365/t) – 1 x 100%

Где:

D = скидка (2% = 2 и т.д.)
t = срок, на который сокращается отсрочка платежа при применении скидки

Дисконтирование счетов-фактур

Дисконтирование счетов-фактур – это еще один метод, который продавец может использовать для того, чтобы ускорить превращение дебиторской задолженности покупателя в денежные средства. Если продавцу не хватает денежных средств, он может обратиться в организацию, предоставляющую услуги по дисконтированию счетов-фактур (дисконтер счетов-фактур). Эта организация одолжит продавцу деньги, используя соответствующую непогашенную дебиторскую задолженность в качестве обеспечения выданного продавцу займа.

Чаще всего дисконтер счетов-фактур разом перечисляет продавцу порядка 75% от суммы непогашенной дебиторской задолженности. В некоторых сделках дисконтирования счета-фактуры/долги юридически продаются дисконтеру счетов- фактур, в других – не продаются, а оформляются как залог. Когда покупатель, наконец, гасит дебиторскую задолженность, дисконтер счетов-фактур получает одолженную сумму назад вместе с процентами и прочим оговорённым вознаграждением.

Дисконтирование счетов-фактур часто бывает конфиденциальным, то есть покупатель никогда не узнает о том, что его погашенная дебиторская заложенность когда-то была предметом сделки по дисконтированию счетов-фактур.

Как видно, дисконтирование счетов-фактур похоже на факторинг в том, каким образом предоставляется финансирование, и на практике услуги по дисконтированию счетов- фактур часто оказывают те же компании, которые участвуют в сделках по факторингу. Однако при дисконтировании счетов-фактур продавец так и продолжает вести свою книгу продаж и взаимодействовать с покупателем в процессе погашения дебиторской задолженности. Кроме того, в то время как факторинг является постоянным соглашением, дисконтирование счетов-фактур состоит из разовых сделок, позволяющих восполнить временную нехватку денежных средств.

Дисконтирование счетов-фактур может быть особенно выгодным для компаний малого и среднего бизнеса тогда, когда они начинают заключать контракты с крупными клиентами. Конечно, получение заказа от крупного клиента – это хорошая новость, но такие контракты могут привести к проблемам в плане денежных средств. Дело в том, что контракты с крупным клиентом, по всей вероятности, будут заключаться на значительные для малого и среднего бизнеса суммы, и, хотя крупные клиенты, как правило, являются надёжными плательщиками, они часто выторговывают для себя существенную отсрочку по оплате.

Заключение

В сочетании с двумя другими вышеупомянутыми статьями эта статья даёт студентам базовые знания, необходимые в этой часто проверяемой области программы предмета «Финансовый менеджмент». Всегда следует помнить, что затраты, связанные с управлением дебиторской задолженностью, должны быть ниже выгоды, получаемой от предоставления покупателям отсрочки платежа.

Уильям Пэрротт, внештатный преподаватель, старший преподаватель- консультант по курсу "Финансовый менеджмент", MAT Уганда