С сентября 2023 года в учебной программе по «Финансовому учету» (FA) увеличился охват темы по автоматизированным системам бухгалтерского учета, соответственно изменился и контекст экзамена.
Это также будет иметь влияние на экзамен по «Основам аудита» (FAU) с декабря 2023 года, а также на экзамены по «Прикладным навыкам» и «Аудиту и сопутствующим услугам» (AA) с сентября 2024 года.
Изменение контекста будет наблюдаться, главным образом, в следующих экзаменах:
Технические статьи, посвященные этим изменениям в контексте финансового учета, уже были опубликованы, и их можно найти на сайте со «Вспомогательными ресурсами для обучения» (Study support resources).
В данной технической статье совместно рассматриваются примеры по FA и FAU (с аналогичным влиянием на АА) в рамках различных бизнес-процессов в рамках автоматизированной системы бухгалтерского учета. Цель данной статьи – скоординировать влияние изменений как в области финансового учета, так и в области аудита.
С точки зрения исключительно финансового учета, продажи и закупки уже были рассмотрены в статье «Продажи и закупки в автоматизированной системе бухгалтерского учета» (Sales and purchases in a computerised accounting system).
Системы учета продаж и закупок всегда будут интегрированы в автоматизированную систему бухгалтерского учета. Системы учета банковских и кассовых операций не будут интегрированы. Это обсуждалось в рамках статьи по «Процессу подготовки финансовой отчетности» (Process for preparing financial statements).
Следующие бизнес-процессы встречаются в обеих предметных областях:
| Процесс | Интеграция систем |
|---|---|
| Продажа товаров и услуг в кредит | Процесс учета всегда полностью интегрирован с автоматизированной системой бухгалтерского учета. Вкратце это означает, что любая счет-фактура на товары и услуги, выставленная в «модуле», «программе» или «системе» продаж, будет автоматически отражена в главной книге и на счете клиента в детальном списке с остатками по клиенту (сальдо дебитора). Это происходит потому, что данные клиента вводятся при формировании счета-фактуры в бухгалтерской системе. Примечание: В экзаменационном вопросе термины (например, «модуль» и «система») могут использоваться как взаимозаменяемые для обозначения части бухгалтерской системы, в которую пользователь вводит информацию. А также, вместо этого, в экзаменационном вопросе может просто упоминаться «система бухгалтерского учета» без конкретной ссылки на то, в какую именно часть этой системы вводится информация. |
| Приобретение товаров и услуг в кредит | Процесс учета всегда полностью интегрирован с автоматизированной системой бухгалтерского учета. Вкратце это означает, что любой кредитный счет на покупку товаров или услуг, введенный в «модуль», «программу» или «систему» закупок, будет автоматически отражен в главной книге и на счете поставщика в детальном списке с остатками по поставщику. Это связано с тем, что данные о поставщике вводятся в систему при формировании счета на покупку в бухгалтерской системе. |
| Выбытие/ Приобретение внеоборотных активов | Выбытие/ Приобретение внеоборотных активов является ручным элементом процесса в контексте квалификаций АССА, что означает, что для признания выбытия или приобретения в главной книге требуются записи в журнале, осуществляемые вручную. Ручные изменения также потребуются в реестре внеоборотных активов. |
| Денежные средства на банковских счетах и наличные денежные средства | Учет денежных средств на банковских счетах и наличных денежных средств (термины будут использоваться как взаимозаменяемые) является ручным процессом в контексте квалификаций АССА, что означает, что для любых банковских/ наличных поступлений и платежей требуются ручные записи в журнале – это включает как продажи, так и покупки за наличные средства. Ручные изменения также потребуются для детальных счетов клиентов/поставщиков в рамках детальных списков для поступлений от клиентов/платежей поставщикам. |
| Начисление заработной платы | Начисление заработной платы является еженедельным/ ежемесячным ручным процессом в контексте квалификации АССА, что означает, что для начисления заработной платы требуется ручная запись в журнале. Это означает, что отчеты по начислению заработной платы не выверяются автоматически с главной бухгалтерской книгой. |
| Запасы | Как правило, процесс учета запасов считается ручным процессом в контексте квалификаций АССА, что означает, что для перевода «Закупок» в «Себестоимость продаж» и, в конечном итоге, в «Запасы» требуется осуществление ручной записи в журнале.
В экзаменационном вопросе может быть указано, что система учета запасов является интегрированной, что означает, что при заказе на продажу/ закупку автоматически проверяется уровень запасов и что любые изменения в системе учета запасов (т.е. на складе) воспроизводятся в автоматизированной системе учета (т.е. в бухгалтерии). Это особенно актуально при рассмотрении ошибок в FA и средствах контроля/ недостатках в средствах контроля в FAU/ AA. Даже в интегрированной системе учета запасов передача данных по модулям «Закупки», «Себестоимость продаж» и «Запасы» по-прежнему осуществляется вручную. |
Далее мы можем рассмотреть эти процессы более подробно.
О «Продажах и покупках в условиях автоматизированной системы учета» (Sales and purchases in a computerised accounting system), включая влияние на Т-счета, уже была написана подробная техническая статья. Здесь мы кратко опишем процесс, чтобы его можно было рассмотреть как с точки зрения финансового учета, так и с точки зрения аудита, делая акцент на документации в течение всего процесса, которую может сформировать бухгалтер и проверить аудитор.
Продажи
| Этап | Процесс и документация | Бухгалтерская система |
|---|---|---|
| Заказ покупателя | Заказ на продажу создается в модуле продаж, и передается на склад | Записей нет |
| Товары, отправленные покупателю | Сотрудники склада создают накладную на отгрузку товара (GDN) в модуле продаж, и система автоматически выполняет двустороннюю проверку соответствия | Записей нет |
| Счет-фактура, отправленная покупателю | Сотрудники бухгалтерии создают счет-фактуру в модуле продаж после подтверждения поставки – система автоматически выполняет трехстороннюю проверку соответствия | Система автоматически признает продажу, торговую дебиторскую задолженность и соответствующий налог с продаж на счетах главной книги –индивидуальный счет клиента в детальном списке клиентов автоматически обновляется в соответствии с этими данными |
| Поступление (оплаты) от покупателя | Сотрудники бухгалтерии получают копию платежного поручения (авизо) от клиента и вручную проверяют банковскую выписку о поступлении денежных средств | Поскольку процесс учета поступлений денежных средств на банковский счет не интегрирован, для обновления торговой дебиторской задолженности и денежных средств в банке запись в журнале выполняется вручную – индивидуальный счет клиента в детальном списке клиентов обновляется вручную в соответствии с этими данными |
| Запрос на возврат товара | От клиента получен бланк возврата | Записей нет |
| Товары, полученные от покупателя | При принятии и последующем получении возврата от клиента сотрудники склада создают в модуле продаж накладную на получение товаров (GRN), и автоматически выполняется сопоставление с первоначальной продажей | Записей нет |
| Поставщик принимает возврат | При получении товара сотрудники бухгалтерии выписывают кредитовую ноту из модуля продаж, и автоматически выполняется сопоставление с GRN и первоначальной продажей | Система автоматически признает возврат от продажи, уменьшение торговой дебиторской задолженности и соответствующий налог с продаж на счетах главной книги – индивидуальный счет клиента в детальном списке клиентов автоматически обновляется в соответствии с этими данными |
| Возврат (вместо кредита) | После получения инструкций от клиента сотрудники бухгалтерии оформляют возврат денежных средств и отправляют копию платежного поручения (авизо) | Поскольку процесс учета поступлений средств на банковский счет не интегрирован, для обновления суммы торговой дебиторской задолженности и остатка на банковском счете запись в журнале выполняется вручную – индивидуальный счет поставщика в детальном списке клиентов обновляется вручную в соответствии с этими данными |
Покупки
| Этап | Процесс и документация | Бухгалтерская система |
|---|---|---|
| Запрос на поставку товаров | Заявка на закупку составляется и авторизуется в модуле закупок | Записей нет |
| Заказ, отправленный поставщику | В модуле закупок составляется и авторизуется заказ на закупку, и заказ отправляется поставщику | Записей нет |
| Товары, полученные от поставщика | Сотрудники склада создают накладную на получение товара (GRN) в модуле закупок, и система автоматически выполняет двустороннюю проверку соответствия | Записей нет |
| Счет-фактура, полученная от поставщика | Сотрудники бухгалтерии берут счет-фактуру и вводят данные в модуль закупок – система автоматически выполняет трехстороннюю проверку соответствия | Система автоматически признает покупку, торговую кредиторскую задолженность и соответствующий налог с продаж на счетах главной книги – индивидуальный счет поставщика в детальном списке поставщиков автоматически обновляется в соответствии с этими данными |
| Оплата поставщику | Сотрудники бухгалтерии производят оплату и отправляют поставщику копию платежного поручения (авизо) | Поскольку процесс учета средств на банковских счетах не интегрирован, для обновления кредиторской задолженности и данных на банковских счетах журнальная запись выполняется вручную – индивидуальный счет поставщика в детальном списке поставщиков обновляется вручную в соответствии с этими данными |
| Запрос на возврат товара | Подготавливается форма возврата и отправляется поставщику | Записей нет |
| Товары, отправленные поставщику | После принятия возврата поставщиком сотрудники склада создают накладную на отгруженный товар (GDN) в модуле закупок, и автоматически выполняется сопоставление с первоначальной закупкой | Записей нет |
| Поставщик принимает возврат | При поставке товара поставщик выписывает кредитовую ноту, данные по которой сотрудники бухгалтерии вводят в модуль закупок, и автоматически выполняется сопоставление с GDN и первоначальной закупкой
Примечание: Полученную кредитовую ноту иногда называют «дебетовой нотой» | Система автоматически признает возврат покупки, уменьшение кредиторской задолженности и соответствующий налог с продаж на счетах главной книги – индивидуальный счет поставщика в детальном списке поставщиков автоматически обновляется в соответствии с этими данными |
| Возврат (вместо кредита) | После получения инструкций от сотрудников бухгалтерии поставщик осуществляет возврат и отправляет копию платежного поручения (авизо) | Поскольку процесс учета средств на банковских счетах не интегрирован, для обновления кредиторской задолженности и остатка на банковском счете журнальная запись выполняется вручную – индивидуальный счет поставщика в детальном списке поставщиков обновляется вручную в соответствии с этими данными |
Как правило, другие системы учета не будут интегрированы с автоматизированной системой бухгалтерского учета. Вкратце, мы рассмотрим элементы внеоборотных активов и денежных средств на банковских счетах/ наличных денежных средств.
Внеоборотные активы
| Этап | Процесс и документация | Бухгалтерская система |
|---|---|---|
| Выбытия | Сотрудники бухгалтерии вручную выписывают счет-фактуру на продажу (выбытие) при поставке актива покупателю – здесь данных для ввода в модуль продаж нет, так как это не является продажей в соответствии со стандартами учета МСФО (IFRS®).
Поступление от клиента учитывается так же, как и для клиентов, которые покупают товары в кредит (см. выше – процесс по продаже товаров) | Поскольку процесс учета внеоборотных активов не интегрирован, для обновления данных запись в журнале учета выполняется вручную:
- дебиторская задолженность (кредитная операция)/ банк (кассовая операция) - себестоимость внеоборотных активов и накопленная амортизация - прибыль/ убыток от выбытия Реестр внеоборотных активов обновляется вручную в соответствии с этими данными |
| Приобретения | Сотрудники бухгалтерии вручную признают внеоборотный актив при получении, на основании полученного счета на покупку – здесь данных для ввода в модуль покупок нет, так как это не покупка товаров или услуг в соответствии со стандартами бухгалтерского учета МСФО (IFRS®).
Платеж поставщику рассматривается так же, как и для поставщиков, у которых товары приобретаются в кредит (см. выше – процесс покупки товаров) | Поскольку процесс учета внеоборотных активов не интегрирован, для обновления данных запись в журнале учета выполняется вручную:
- кредиторская задолженность (кредитная операция)/банковская (кассовая операция) - стоимость внеоборотных активов Реестр внеоборотных активов обновляется вручную в соответствии с этими данными Амортизация актива начисляется после того, как он готов к использованию |
Денежные средства на банковских счетах/ Наличные денежные средства
| Этап | Процесс и документация | Бухгалтерская система |
|---|---|---|
| Поступления | Сотрудники бухгалтерии отражают поступление денежных средств в соответствии с копией платежного поручения (авизо), подтвержденного банковской выпиской (физической или электронной) или записями в интернет-банкинге | Поскольку процесс учета банковских/ кассовых операций не интегрирован, для обновления остатков по банковским счетам/ наличным средствам и соответствующего счета главной книги (например, дебиторской задолженности, продаж или внеоборотных активов – см. выше) производится ручная запись в журнале |
| Платежи | Сотрудники бухгалтерии отражают платежи наличными по мере поступления копий платежных поручений/ оформленных или порученных платежей (физических или электронных) | Поскольку процесс учета банковских/ кассовых операций не интегрирован, для обновления остатков по банковским счетам/ наличным средствам и соответствующего счета главной книги (например, кредиторская задолженность, закупки, прочие расходы или внеоборотные активы – см. выше) производится ручная запись в журнале |
Студентам настоятельно рекомендуется изучить все соответствующие технические статьи по изменениям в части автоматизированных систем бухгалтерского учета. Подробные сведения об этих изменениях уже были представлены, но в этой статье мы расширили описание влияния интегрированных систем в контексте бизнес-процессов для предметных областей финансового учета и аудита.
Статья написана членами экзаменационных групп по дисциплинам «Финансовая отчетность и «Аудит».