Аудиторская документация

Настоящая статья рассмотрит вопросы аудиторской документации. Аудиторы готовят и организовывают рабочие документы так, чтобы оказываемые аудиторские услуги были надлежащими. Аудитор должен избегать подготовки или хранения излишних рабочих документов и, следовательно, не должен делать подробные копии бухгалтерских записей клиента. Стоит отметить, что у аудитора отсутствует необходимость и практическая возможность документировать каждый вопрос, рассмотренный в ходе аудита.

Стандарты аудита

МСА 230 «Аудиторская документация» говорит о том, что цель аудитора (1) состоит в подготовке документации, которая обеспечивает:

1. достаточные и надлежащие данные, обосновывающие аудиторское заключение;
2. доказательства того, что аудит был спланирован и проведен в соответствии с Международными стандартами аудита (МСА) и применимыми законодательными и нормативными требованиями.

Аудитор должен готовить аудиторскую документацию своевременно и так, чтобы она была достаточна для того, чтобы опытный аудитор, ранее не связанный с проведением конкретного аудиторского задания, мог понять:

1. характер, сроки и объем выполненных аудиторских процедур для соблюдения МСА и применимых законодательных и нормативных требований;
2. результаты выполненных аудиторских процедур и собранные аудиторские доказательства;
3. значимые вопросы, возникшие в ходе аудиторского задания, сделанные по ним выводы, и значимые профессиональные суждения, использованные при формулировании этих выводов.

При документировании характера, сроков и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен зафиксировать отличительные характеристики протестированных статей или вопросов.

Аудитор должен своевременно документировать обсуждения значимых вопросов с руководством и другими лицами.

Если аудитор выявил информацию, которая противоречит или не соответствует его окончательным выводам в отношении того или иного значимого вопроса, аудитор должен документировать, каким образом он разрешил это противоречие или несоответствие.

Если, в исключительных обстоятельствах, аудитор сочтет необходимым отступить от выполнения того или иного применимого требования или процедуры, аудитор должен документировать, каким образом выполненные им альтернативные аудиторские процедуры достигают целей, предусмотренных этим требованием, а также каковы причины допущенного отступления.

При документировании характера, сроков и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен зафиксировать:

1. отличительные характеристики протестированных статей или вопросов;
2. кто выполнял аудиторскую работу, с указанием даты, на которую такая работа была завершена;
3. кто проверял выполненную аудиторскую работу, с указанием даты и объема такой проверки (2).

После даты аудиторского заключения аудитор должен своевременно завершить административные процедуры окончательного формирования аудиторского файла.

По завершении окончательного формирования аудиторского файла аудитору запрещается удалять или выбрасывать какую бы то ни было аудиторскую документацию до истечения срока ее хранения.

Если аудитор сочтет необходимым видоизменить существующую аудиторскую документацию или дополнить ее новыми документами, он должен, вне зависимости от характера изменений или дополнений, документировать следующее:

1. конкретные причины таких изменений и дополнений;
2. когда и кем они были внесены и проверены.

Если, в исключительных обстоятельствах, после даты аудиторского заключения аудитор выполняет новые или дополнительные аудиторские процедуры или приходит к новым выводам, он должен документировать:

1. каковы обстоятельства, с которыми он столкнулся;
2. выполненные новые или дополнительные аудиторские процедуры, собранные аудиторские доказательства и сделанные выводы, их влияние на аудиторское заключение;
3. когда и кем были внесены и проверены соответствующие изменения в аудиторскую документацию.

МСА указывает аудитору допустимый стандарт подготовки аудиторской документации. Понимание и применение требований МСА позволяет аудиторам избежать нежелательных и ненужных судебных разбирательств.

Важность аудиторской документации

Рабочая документация играет важную роль:

• обеспечивает проведение проверок и инспектирования в целях контроля качества;
• обеспечивает уверенность руководителя задания в выполнении подчиненными делегированных обязанностей;
• обеспечивает доказательства эффективности проведенного аудита;
• повышает результативность, эффективность и экономичность аудита;
• содержит достаточно подробные и актуальные доказательства, обосновывающие сделанный аудитором вывод;
• позволяет вести запись вопросов, сохраняющих значимость для будущих аудиторских заданий.

Минимизация избыточной документации

Перед подготовкой рабочего документа аудитор должен убедиться, в том что:

• документ будет полезен для обоснования аудиторского заключения или он содержит данные клиента о налогах, уставную, правоустанавливающую или нормативную информацию;
• персонал клиента не готовит аналогичной информации в рамках своих должностных обязанностей или запрос ее подготовки персоналом клиента не представляется возможным.

Содержание

Аудиторская документация может вестись в виде электронных документов. В документации аудитор должен зафиксировать:

• наименование клиента;
• аудируемый период;
• предмет исследования;
• номер (индекс) (3)
• ФИО (подпись) лица, подготовившего документ, и дата, на которую работа была завершена;
• дата получения и ФИО аудитора, получившего документацию, для документации, подготовленной персоналом аудируемого лица;
• ФИО лица, проверившего документ, и дата, на которую проверка была завершена;
• каждый рабочий документ должен иметь признаки качества, которые мы обсудим позднее в данной статье.

Документация, подготовленная персоналом аудируемого лица

Часть необходимой аудитору документации может уже быть в наличии у аудируемого лица. Аудитор должен по возможности договориться о том, чтобы копии этих документов были предоставлены. Желательно заранее согласовать форму рабочих документов, которые будут подготавливаться сотрудниками клиента, и включить их в график предоставления информации для аудита.

Организуя подготовку рабочей документации клиентом, аудитор должен позаботиться о том, чтобы рабочие документы содержали всю необходимую информацию. Документация, подготовленная персоналом аудируемого лица, должна быть четко идентифицирована как таковая. Ответственный за область аудита, в которую включены рабочие документы, подготовленные персоналом клиента, аудитор должен подписать данные документы — это будет являться подтверждением их инспектирования аудитором, также они могут быть перепроверены руководителем задания, а затем и лицами, осуществляющими контроль качества. Подпись члена аудиторской команды указывает на то, что рабочий документ (подготовленный персоналом клиента) был «проаудирован».

Показатели качества аудиторской документации

На основании обсужденного выше в данной статье, качественный рабочий документ должен соответствовать требованиям МСА 230 и обладать следующими характеристиками:

• четко указанная цель, обычно с точки зрения аудиторской предпосылки (например, «подтвердить полноту торговой кредиторской задолженности»);
• четко указанный аудируемый период (например, 31 октября 20Х9 года), чтобы исключить случаи путаницы между различными проверяемыми периодами;
• полный объем проведенных процедур (например, сколько позиций было протестировано и как был определен объем выборки). Это позволит аудитору и последующим лицам, осуществляющим обзор работы, убедиться в достаточности аудиторских доказательств.
• в случае необходимости содержать перекрестные ссылки на другие документы. Формулировка «результаты тестирования могут быть найдены в отдельном рабочем документе» недопустима.
• однозначные объективные результаты процедур, основанные на фактах и без предвзятости;
• полученный вывод, согласующийся с результатами процедур, способный выдержать независимую критику;
• номер (индекс), обеспечивающий хранение и возможность легкого поиска в случае необходимости;
• подпись лица, подготовившего документ, так что возникающие вопросы могут быть адресованы правильному лицу;
• подпись лица, осуществившего обзор документа, для подтверждения проведенного контроля качества.

Лицо, осуществляющее контроль качества, должно убедиться, что каждый рабочий документ включает в себя вышеуказанные характеристики. В противном случае, должно выноситься замечание (например, комментарий лица, осуществляющего контроль качества, о необходимости исправления рабочего документа лицом, его подготовившим).

Заключение

Рабочая документация подтверждает результативность, эффективность и экономичность проведенного аудита, в связи с чем должна подготавливаться добросовестно и профессионально, иметь удовлетворительный уровень детализации, достаточный для того, чтобы опытный аудитор, ранее не связанный с проведением конкретного аудиторского задания, мог понять характер, сроки и объем выполненных аудиторских процедур, сделанные по ним выводы и суждения, использованные при формулировании этих выводов.

Ноты

1. МСА 230 п.5
2. МСА 230 п.9
3. Каждая аудиторская организация устанавливает собственную систему нумерации и индексирования. Оптимальным способом является последовательная нумерация рабочих документов и создание между ними перекрестных ссылок. Если данные рабочего документа должны соответствовать показателям финансовой отчетности или подтверждать их или прочие факты, отраженные в рабочей документации, то данное соответствие должно быть очевидным без необходимости дальнейшего выяснения и сверки.